President

  • Manage overall objectives and strategies of the PTO
  • Act as liaison between parents and principle/staff
  • Recruit PTO Board Members
  • Create agenda and facilitate monthly PTO Board and General meetings
  • Create a mailing for all incoming Field parents
  • Collaborate with Principle to create annual school calendar
  • Collaborate with Board to create yearly budget

1st VP – Programs

  • Coordinate PTO participation for school events
  • Review and sign bank statements
  • Attend Board and General meetings
  • Take President position if he/she is not available

2nd VP – Parental Involvement

  • Coordinate PTO Membership awareness 
  • Act as liaison between Room Parents and the Board
  • Represents Room Parents at all Board and General meetings
  • Attend Board and General Meetings

3rd VP – Fundraising

  • Coordinate and execute Fall Fundraiser event, recruiting volunteers 
  • Advertise ongoing fundraiser campaigns
  • Monitor results of fundraisers; align fundraising objectives and strategies with Field’s budgetary needs and research other fundraising opportunities as required.
  • Attend monthly Board Meetings

4th VP – Communications

  • Maintains PTO Website & Social Media Accounts
  • Prepares pieces for publications, when needed
  • Coordinates email alerts on behalf of the PTO
  • Coordinates communications with the School Administrator for Class Dojo

Treasurer

  • Collaborate with the PTO President to generate the annual budget.
  • Pay bills and reimbursements, as required
  • Oversee ongoing PTO finances, ensure adherence to PTO budget
  • Prepare and present budget to PTO Board and General meetings
  • Attend Board and General Meetings
  • Coordinate Petty Cash boxes
  • Manage Square acct

Secretary

  • Takes minutes at the PTO Board and General Meetings, types them and distributes in a timely fashion (including to webmaster)
  • Owns the action item list
  • Sets agendas for the Board and General Meetings
  • Sends reminder emails to the board with the meeting agenda and previous meetings’ notes
  • Maintains the PTO Google Drive and Google Calendar
  • Liaison with the Field Elementary Secretary staff

Parliamentarian

  • Keep order and ensure that proper procedures are followed at each meeting
  • Has a legal background with complete knowledge and understanding of the Bylaws
  • Responsible for understanding the HISD rules and requirements for PTO/PTAs, and ensuring that the PTO acts in accordance with those rules

Booster Sales Chair

  • Maintains PTO Spirit wear inventory and online storefront
  • Ensures spirit wear is delivered
  • Places main order for upcoming school year
  • Manages spirit sales at PTO events and/or schedules pop up shops 
  • Determine when and if a restock is necessary

Volunteer Coordination Chair

  • Responsible for obtaining volunteers via Signup Genius
  • This includes monitoring the status of volunteer signups and reporting to the event owner
  • If necessary, attend functions where volunteers are present
  • Respond to volunteer questions in a timely manner
  • Finds relationships with local organizations to partner volunteers
  • Attend monthly Board meetings

After School Program Liaison

  • Responsible for curating an equitable and engaging afterschool program with the school
  • Liaison between Field Staff afterschool managers and PTO
  • Develops budget estimate for After School Program costs to the PTO
  • Creates communications to provide to the VP – Communications

Fine Arts Liaison

  • Responsible for curating an arts program for the elementary students
  • Liaison between the arts teachers and the PTO
  • Develops the budget estimate for Arts Program costs to the PTO
  • Creates communications to provide to the VP-Communications

Hospitality Chair

  • Develops and executes staff appreciation events on a regular basis
  • Liaison between Librarian /PE Teacher and PTO
  • Develops the budget for Library and PE costs to the PTO
  • Responsible for Staff Appreciation week

Campus Improvement Chair

  • Responsible for developing plans for future campus improvements
  • Organizes Field Workdays
  • Develops the campus improvement budget to the PTO

Presidente(a)

  • Gestionar los objetivos generales y las estrategias de la PTO
  • Actuar como enlace entre los padres, el director y el equipo de la escuela Field
  • Reclutar miembros de la junta de PTO
  • Crear la agenda y facilitar reuniones mensuales de la Junta de PTO
  • Crear un correo para todos los padres del año entrante
  • Colaborar con el director de la escuela para crear un calendario escolar anual
  • Colaborar con la Junta de PTO para crear un presupuesto anual

1er vicepresidente(a): Programas

  • Coordinar la participación de PTO para eventos escolares
  • Revisar y firmar extractos bancarios
  • Asistir a la Junta y las reuniones generales
  • Tomar la posición de presidente si él / ella no está disponible

2do vicepresidente(a): Participación de los padres

  • Coordinar la concientización de los miembros de la PTO
  • Actuar como enlace entre Room Parents (Padres del salón) y la Junta de PTO
  • Representa a los padres de salón en todas las juntas generales y de la junta
  • Asistir a las reuniones mensuales del PTO y a las juntas generales

3er vicepresidente(a): Recaudación de fondos

  • Coordinar y ejecutar el evento de recaudación de fondos de otoño, reclutando voluntarios
  • Publicitar campañas de recaudación de fondos en curso
  • Supervisar los resultados de las campañas de recaudación de fondos; alinear los objetivos y estrategias de recaudación de fondos con las necesidades presupuestarias de Field e investigar otras oportunidades de recaudación de fondos según sea necesario.
  • Asistir a las reuniones mensuales de la Junta de PTO

4.º vicepresidente(a): comunicaciones

  • Mantiene el sitio web de PTO y las cuentas de redes sociales
  • Prepara piezas para publicaciones, cuando sea necesario
  • Coordina alertas por correo electrónico en nombre del PTO
  • Coordina las comunicaciones con el administrador de la escuela para Class Dojo

Tesorero(a)

  • Colaborar con el presidente(a) del PTO para generar el presupuesto anual.
  • Pagar facturas y reembolsos, según sea necesario
  • Supervisar las finanzas de PTO en curso, garantizar el cumplimiento del presupuesto de PTO
  • Preparar y presentar el presupuesto a la Junta de PTO y las reuniones generales
  • Asistir a las reuniones de PTO y juntas generales
  • Coordinar cajas de dineros de recaudaciones pequeñas
  • Administrar la cuenta a través del servicio Square

Secretario(a)

  • Toma actas en la junta de PTO y en las reuniones generales, las escribe por computadora y las distribuye de manera oportuna (incluso al webmaster)
  • Posee la lista de elementos de acción
  • Establece agendas para la junta mensual de PTO y las asambleas generales
  • Envía correos electrónicos de recordatorio a la junta con la agenda de la reunión y las notas de las reuniones anteriores
  • Mantiene el PTO Google Drive y Google Calendar
  • Se conecta y coordina con el/la secretario(a) de la escuela Field

Parlamentario

  • Mantener el orden y asegurarse de que se sigan los procedimientos adecuados en cada reunión
  • Tiene formación jurídica con pleno conocimiento y comprensión de los estatutos
  • Responsable de comprender las reglas y los requisitos de HISD para PTO/PTA, y garantizar que la PTO actúe de acuerdo con esas reglas

Presidente(a) de ventas de refuerzo

  • Mantiene el inventario de ropa PTO “Spirit” y la tienda en línea con suficiente mercancía
  • Asegura que se entregue ropa “Spirit” bajo el logo de Field PTO
  • Realiza el pedido principal ropa y mercancía para el próximo año escolar
  • Administra las ventas de la mercancía de Field PTO en todos los eventos de PTO (dependiendo lo que se necesite)
  • Determinar cuándo y si es necesaria una reposición de mercancía

Coordinadora de Voluntarios

  • Responsable de la obtención de voluntarios a través del servicio “Signup Genius”
  • Esto incluye: monitorear el estado de las inscripciones de voluntarios e informar al propietario del evento.
  • Si es necesario, asista a las funciones en las que estén presentes los voluntarios
  • Responder a las preguntas de los voluntarios de manera oportuna
  • Encuentra relaciones con organizaciones locales para asociar voluntarios
  • Asistir a las reuniones mensuales de la junta de PTO

Coordinador(a) del programa después de la escuela

  • Responsable de crear un programa extracurricular equitativo y atractivo con la escuela
  • Coordina entre los gerentes de actividades extracurriculares del personal de Field y el PTO
  • Desarrolla un presupuesto estimado para los costos del programa después de la escuela para el PTO
  • Crea comunicaciones para proporcionar al VP – Comunicaciones

Coordinador(a) de Bellas Artes

  • Responsable de crear un programa de artes para los estudiantes de primaria
  • Coordina entre los maestros de artes y el PTO
  • Desarrolla el presupuesto estimado para los costos del Programa de Artes para el PTO
  • Crea comunicaciones para proporcionar al VP-Comunicaciones

Presidente de hospitalidad

  • Desarrolla y ejecuta eventos de apreciación para todo el personal de Field, de forma regular.
  • Coordina entre bibliotecario/maestro de educación física y PTO
  • Desarrolla el presupuesto para los costos de biblioteca y educación física para el PTO
  • Responsable de la semana de agradecimiento al personal de Field

Coordinador(a) del Mejoramiento de la escuela

  • Responsable de desarrollar planes para futuras mejoras en todos los espacios de la escuela que necesitan reparación/mejoramiento
  • Organiza jornadas en cada temporada durante el año escolar para trabajar/reparar áreas de la escuela en necesidad de reparación
  • Desarrolla el presupuesto de mejora de la escuela y/o áreas alrededor del edificio para el PTO

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